Hvornår er det relevant at benytte sig af en kommunikationsplan?

Kommunikationsplanen skal anvendes til at forberede myndigheden på en forsyningskrise så eksempelvis roller, interessenter, kanaler etc. er afklaret inden krisen indtræffer.

For de fleste myndigheder er det relevant at udarbejde en plan for organisationens kommunikation i tilfælde af en krise af forsyningssikkerhedsmæssig karakter. Kommunikationsplanen er udgangspunktet for, hvordan man handler, men bør selvfølgelig justeres og tilrettes under og efter en hændelse.

Kommunikationsplanen er især relevant, hvis der er mistanke eller forventning om, at der kan opstå forsyningskriser inden for myndighedens sektor.

Hvordan anvender man en kommunikationsplan?

I forbindelse med udarbejdelse af en kommunikationsplan bør myndigheden tage stilling til:

1. Mål og målgrupper:
   Hvem af dine interessenter og leverandører skal der kommunikeres til? Hvad er dit formål med at kommunikere til dem?
2. Roller og ansvar:
   Hvem har ansvaret for hvad i organisationen – hvem gør hvad, hvornår og i hvilke tilfælde – og hvilke nøglepersoner hos jeres leverandører kan I kontakte i en forsyningskrise.
3. Budskaber:
   Fastlæggelse af centrale budskaber, der er tilpasset jeres interessenter. Få gode budskaber er bedre end mange halvgode. Det første budskab udadtil vil ofte være, at myndigheden er opmærksomme på problemet og arbejder på at løse det.
4. Kommunikationskanaler:
   Hvilke kanaler har I til rådighed, og hvilke er oplagte til jeres interessenter?
5. Evaluering og forbedring:
   Det er vigtigt at evaluere kommunikationsindsatsen og lære af erfaringer. Det gælder både i øvelsesscenarier og efter virkelige hændelser. Herunder bør der indsamles feedback, evalueres og foretages justeringer.

En effektiv kommunikationsplan i arbejdet med forsyningssikkerhed er dynamisk og tilpasser sig de specifikke udfordringer og behov. Samtidig bør den være fleksibel nok til at håndtere uforudsete forsyningshændelser.