Kontraktstyring
Kontraktstyring er en proces, som dækker over håndteringen af kontraktvilkår med det formål, at leverandøren lever op til betingelser og krav i kontrakten.
Kontraktstyringsprocessen har til formål at overvåge om målene i aftalen bliver opfyldt, så myndigheden hurtigt kan reagere på afvigelser. Ved at optimere hvordan kontrakten håndteres fra start til slut, minimeres risici i forsyningskæderne.
Kontraktstyring kan bidrage til dialog og et tættere samarbejde med aftalepartnere samt viden til fremtidig optimering af aftaler.
Hvornår er det relevant at benytte sig af kontraktstyring?
Kontraktstyring er relevant, når en myndighed har en kontrakt med en leverandør og bruges typisk i forbindelse med indkøb af varer og tjenesteydelser fra eksterne leverandører.
Det er specielt vigtigt at styre kontrakter, som omhandler forsyningen af kritiske ressourcer samt for leverandører, som er vigtige samarbejdspartnere.
Hvordan anvender man kontraktstyring?
For at anvende kontraktstyring skal der etableres en procedure for håndtering af kontrakter fra start til slut. Det fastlægges, hvor ofte der følges op på kontraktbetingelser, samt hvem der har ansvaret.
Kontrakter bør registreres systematisk i et værktøj. Ofte bruges et IT-værktøj (ERP-system eller kontraktstyringsværktøj) men manuel opfølgning kan også anvendes. Beslut hvilke aftalebetingelser der er de væsentligste at overvåge, og som skal prioriteres i kontraktstyringen. Leverandør, leveringstid og leveringsevne er væsentlige for styring af forsyningen, men aftalens udløbsdato og fornyelsesvilkår er også relevante.
Fordele
- Sikrer overblik over aftalte betingelser i kontrakter
- Minimering af sårbarheder
- Øger effektiviteten i kontrakthåndtering
- Bedre overholdelse af aftalebetingelser
Ulemper
- Øget administration
- Eventuelt understøttende IT-system
Kontakt
Har du spørgsmål?
